Qué es y para qué sirve un albarán

Es el documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. A su entrega, el receptor de la mercancía ha de firmarlo para dejar constancia de que ha recibido una compra correctamente.

SU UTILIDAD

Dentro de un acto de compraventa, el albarán sirve como prueba documental de la entrega de los bienes. Su uso no es obligatorio, pero sí recomendable porque prueba la entrega y recepción correcta de un pedido. De aquí que, generalmente, se entregue con copia al comprador para que lo firme y justifique así su entrega. Lo normal es que el comprador conserve el original. Conviene hacerlo así para que el vendedor pueda luego emitir la factura que corresponde.

El albarán es también un documento importante para la empresa transportista o repartidora dado que, una vez que consigue la firma del receptor, queda ya al margen de posibles incidencias detectadas más adelante o cualquier reclamo. De aquí que el consejo sea supervisar bien toda la mercancía antes de firmarlo.

PARTES DEL ALBARÁN

Los albaranes de entrega requieren una información que se divide en distintas partes:

-Lugar y fecha de emisión del albarán

-Código o número del documento

-Datos del comprador y del vendedor

-Lugar y fecha de entrega

-Firma y sello del receptor

-Descripción del producto

TIPOS DE ALBARANES

Posiblemente alguien haya observado la ausencia, en las partes del albarán, de alguna referencia al importe del producto. Algunos albaranes lo incluyen, pero no es un dato imprescindible dado que el papel de acreditar el precio recae sobre la factura mientras que el desempeño del albarán se ciñe a constatar una entrega.

Esto deriva en lo que algunos refieren como dos tipos de albarán: valorado y sin valorar. En el primer modelo, a los datos reglamentarios, se añade el valor de cada uno de los productos que contiene el pedido y el importe total, ya que no suele ir acompañado de la factura. En el segundo, como suele ir acompañado de la factura, sólo informa de la descripción del producto y no posee ningún dato sobre los precios de los productos.

Aclarar también que, aunque en el primer modelo se incluyan precios, la función es únicamente ofrecer información más detallada al cliente, pero que carece de efectos tributarios de ningún tipo.

NO CONFUNDIR CON LA FACTURA

El albarán no es una factura, no la sustituye, por lo que no hay que confundirlo. La gran diferencia entre ambos es que, por su parte, un albarán no tiene funciones tributarias y no es obligatorio en una transacción comercial. En cambio, la factura sí que lo es.

Es decir, la factura es el documento que justifica el pago de una operación comercial y tiene efectos tributarios y validez fiscal. Es por ello, que la factura debe contener información distinta, como los datos fiscales del comprador y vendedor, la cantidad del producto o servicio objeto de la operación o el IVA aplicado.

CONSIDERACIONES LEGALES DE LOS ALBARANES

Que un albarán no sea un documento obligatorio no significa que carezca de implicaciones legales y comerciales.

Para que un albarán sirva como garantía y justificante de que la mercancía ha sido entregada correctamente y en buen estado es necesario que la nota de entrega incluya la firma del destinatario y se envíe una copia de la misma al vendedor. Si la mercancía llegara a su destinatario en mal estado y no existiera albarán alguno el comprador pierde el derecho a reclamar alegando vicio o defecto de cantidad o calidad. En caso contrario, con el albarán en orden, el comprador tiene hasta 30 días para reclamar si se trata de daños no ocasionados por el transporte.

Fuente: Emprendedores.